檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

檔案信息化一般是指檔案軟件開發和管理。

檔案數字化，是將紙質、聲像、實物等各種介質的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數碼照相等手段，錄入信息到計算機數據庫中，轉換成計算機中可以存儲的、數字化、電子化的檔案。再通過編目、摘要、索引等方法管理起電子檔案，為以后的檔案查詢、檢索和利用提供數字化的服務。

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算

機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，資源共享。 檔案數字化的好處：檢索快捷方便、實時同步查 閱利用、存儲空間小、備份容易方便、維護方便。 完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案 整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、數據校 對、數據質檢、數據掛接、數據備份、整理還原、案卷入厙等環節。